Remote onboarding: så välkomnar du nyanställda
som jobbar hemifrån

Hur välkomnar du dina nyanställda på bästa sätt när alla jobbar hemifrån? Hannah Steele, Manager of Talent Acquisition på HR-techbolaget Benify, berättar hur hon och hennes HR-kollegor ställde om till en onboarding-process helt på distans under corona-våren 2020.

– Sedan hela Benify gick över till att jobba hemifrån i början av mars har över 30 nyanställda fått introduceras helt på distans. Den största utmaningen är att nykomlingen inte får ansikten på alla fantastiska medarbetare, och inte får samma naturliga forum för att bygga relationer till kollegor utanför det egna teamet. Det ökar risken att man känner sig ensam. Därför har varje nyanställd en egen ’buddy’ och dagliga check-ins med sitt team. Vi har också öppnat en särskild chattkanal på Teams för snabba frågor.  

Preboarding: vikten av att börja introduktionen i tid
– Det gäller att ha tydlig plan för introduktionen och kommunicera den till den nyanställda tidigt, gärna en månad innan första dagen. Det ger en känsla av trygghet att veta vad som komma skall. Att hålla en kontinuerlig kontakt och dialog med nyanställda under hela preboarding-processen skapar engagemang och minskar risken för avhopp, det vill säga att en anställd väljer att säga upp sig innan sin första arbetsdag. Rent praktiskt är det förstås också viktigt att planera leveranser så att den nyanställda får hem nödvändig utrustning i tid.

Digitala introduktionsdagar med interaktiva workshops
– I vanliga fall bjuder vi in alla nya Benifyers till introduktionsdagar på vårt huvudkontor i Stockholm. Under pandemin har introduktionsdagarna blivit helt digitala. Genom interaktiva workshops online får nyanställda dels möjlighet att både bygga relation till varandra, och dels en gedigen introduktion till företaget. Vi ordnar också strukturerade digitala ’Meet n Greets’ med kollegor i andra team.

Smarta verktyg ger teamkänsla på distans
– Teams och Zoom har varit ovärderliga under den här tiden. Båda användes flitigt inom Benify även innan pandemin, så det har varit naturligt för medarbetarna att fortsätta med det hemifrån. Kahoot har också förgyllt många digitala AW:s. Vårt team utmanar andra team i ett online-quiz varje fredag. Sociala medier är också bra kanaler för att visa upp företagskulturen och skapa sammanhållning.

E-learnings och checklistor för en likvärdig introduktion
– Precis som i vanliga fall använder vi förstås vår egen plattform för att digitalisera våra processer för pre- och onboarding. Där hittar nyanställda bland annat e-learnings och checklistor med saker som de behöver göra under sina första dagar. Det ger alla samma nivå på sin introduktion, oavsett vem som är närmsta chef. Innehållet ger en grundförståelse för Benifys historia och kultur, vilket blir extra viktigt när man inte kan uppleva kulturen på plats.  

Rätt stöd till organisationens chefer
– Många chefer är duktiga på att skapa en plan där den nyanställda får rätt kunskaper för att kunna utföra sitt arbete. Man är också bra på att hålla en kontinuerlig dialog, även på distans. Det som man lätt missar är att ge den nyanställda möjlighet att bygga relation till personer i andra team, vilket inte sker lika naturligt på distans. Därför har vi mycket fokus på detta under våra digitala introduktionsdagar. Vi tipsar också om att ha ett buddy-system, och att använda Teamskanaler, ’Meet n Greets’ och liknande.

Text: Benify